【Word文书处理】word多人编辑、批改建议,追蹤修订技巧

2020-05-22收藏量446156人已阅

【推荐本文原因】

很多人会使用Word,却很少人掌握追蹤修订,学会追蹤修订,更有效率以及无纸化的沟通和批改,协同工作更美好。想在文件上提出建议、老师批改作业和报告、提醒自己的论文修饰状况。

这些时候,如果希望能够有一个方法可以「不直接改动原稿的进行修改,事后可以比对、取消修改、确认」,那幺就可以用上 Word 的追蹤修订,掌握技巧能让工作更高效,产出更有价值的内容。

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Word追蹤修订教学

追蹤修订-多人编辑不混乱,步骤如下:

切换到「校阅」,点击「追蹤修订」

追蹤修订会记录三种类型的内容编辑:

1.内容删除

使用所有标记时,选取文字,按DELET,文字会出现红槓且左侧有直线标注,修改情况一目了然,新增的文字也会被记录

使用简易标记时,删除的文字会消失,左侧仍然有直线标注。

使用无标记时,不会出现标注

2.新增文字

新增文字会被标上红色底线

3.格式变更

字型大小、段落和行距都会被记录,标住在右侧

如果想要给予建议,可以切换回「校阅」,点击「新增注解」,就可以在右侧留下评论。

修订完毕后,如果想以完稿形式重新审视文章,可以将标记方式更改为「无标记」,也可以切换回「原稿」来阅读未经修定的文章,最后关闭追蹤修订,就可以将修改后的档案寄给对方。

当我们今天是收到校阅后的文章,我们不一定要全部接受修改,按下滑鼠右键,可以选择接受变更或拒绝变更。

若想一次接受,可以点选接受所有变更,让文件变成完稿状态。

对于注解也可以点选回覆来回应注解,或是点选「解决」来表示已读,也可以右键选择删除。

为了避免文件寄给对方,而对方忘记开启追蹤工具,可以点选「锁定追蹤」来强制开启追蹤修订。

另一个方法是透过「限制编辑」,勾选文件中仅允许此类型编辑方式,并选取「追蹤修订」,最后按下「是,开始强制保护」,此时会需要设定密码,设定完以后文件就会锁定在追蹤修订的状态。

而下一次想要取消强制状态,就可以再次点选锁定追蹤,或者点选右侧的停止保护,再次输入密码就可以了!

如果今天忘记锁定追蹤,对方也不熟悉追蹤功能,WORD还有一项功能,可以自动判断两个文件差异,叫做「比较」,载入修订前和修订后的文件,按下确定,WORD就会在左栏清单列出所有异动。版面会区分成原档、修订后的档案、比较的文件。一样可以点击右键,选择接受或拒绝变更,再进行储存就可以了。

  

本文为今日自产精华。未经许可不得转载、摘抄、複製及建立图像等任何使用。如需转载,请通过今日申请获得授权。图片来源:Pexels

编/Abby


今日Summary

看到这里,是否掌握word追蹤修订技巧?下次写论文或是要请老师批改作文、报告就可以马上使用,让内容和工作要率提升!统整上述介绍的功能:

内容删除内容新增格式变更注解锁定追蹤限制编辑比较【Keynote模版】17套Keynote主题模版超精緻!2019精选免费下载【枢纽分析图】EXCEL功能教学,枢纽分析表到枢纽分析图一次学会一分钟测出适合你的理财入门方案!三个必知的投资入门观念!

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